Dans de nombreuses entreprises, la relation fournisseur repose encore largement sur les e-mails, fichiers Excel et pièces jointes. Une organisation qui montre rapidement ses limites lorsque les échanges et le nombre de fournisseurs augmentent.
Microsoft proposait déjà Vendor Collaboration, permettant aux fournisseurs d’interagir notamment autour des commandes d’achat, appels d’offres, factures et stocks en consignation.
Avec Supplier Engagement, Microsoft va plus loin et étend cette fonctionnalité avec une application destinée aux équipes internes et un portail fournisseur basé sur Power Pages. L’approche couvre plus largement le cycle de vie fournisseur, notamment de l’inscription et l’onboarding jusqu’à la qualification et l’approbation.
L’objectif : proposer une relation fournisseur plus globale, structurée et moderne.
Comprendre Supplier Engagement
Supplier Engagement est un cadre unifié pour gérer les interactions entre une entreprise et ses fournisseurs. La solution ne remplace pas Dynamics 365 SCM : elle s’y connecte pour offrir une expérience plus moderne aux acheteurs, aux responsables de la gestion des fournisseurs et aux partenaires externes. Elle s’appuie sur trois composants complémentaires :
L’application Supplier Engagement
C’est une application métier construite sur Microsoft Power Platform. Elle donne aux équipes achats une vision transverse des fournisseurs, y compris lorsqu’ils interviennent dans plusieurs entités juridiques. Les utilisateurs internes peuvent suivre les prospects, piloter les étapes de qualification et d’approbation, gérer les capacités et certificats, examiner les risques et administrer les accès au portail.
Le portail fournisseur
Le portail fournisseur est un site Power Pages destiné aux représentants des fournisseurs. Ils peuvent y mettre à jour certaines informations de leur organisation, compléter leur onboarding, consulter et répondre aux appels d’offres, examiner les commandes d’achat, soumettre des factures ou suivre les stocks en consignation. Le fournisseur travaille dans une interface sécurisée, sans disposer d’un accès direct à l’ERP de l’entreprise cliente.
Dynamics 365 SCM
L’ERP qui reste le moteur transactionnel. Les demandes de devis, commandes, factures et données de supply chain y sont traitées. L’intérêt n’est donc pas de créer un portail isolé, mais de connecter les échanges externes aux processus achats existants.
Pourquoi Microsoft fait évoluer le Vendor Collaboration historique ?
L’interface historique Vendor Collaboration remplacée par Supplier Engagement vise à introduire une gestion globale du fournisseur avec des processus structurés de cycle de vie via un portail Power Pages plus flexible. Pour les groupes multi-sociétés, le concept de fournisseur global va éviter la duplication des contacts et des données communes entre entités juridiques.
Voici ci-dessous une illustration du concept de Global Vendor.
Remarque : les deux solutions peuvent coexister pendant la transition.
Focus sur l’onboarding
Via le portail Web
Il permet à un fournisseur potentiel de candidater spontanément pour travailler avec votre entreprise.
Le fonctionnement s’apparente à celui d’un lead dans un CRM : le fournisseur manifeste son intérêt, vous validez sa demande, puis il est intégré au système avec le statut de prospect.
Via une création directe du fournisseur : avec ou sans invitation
Dans ce scénario, vous prenez l’initiative de créer le fournisseur directement dans Supplier Engagement.
Deux approches sont alors possibles, selon le niveau d’autonomie que vous souhaitez lui laisser :
- Avec invitation : le fournisseur participe à son onboarding
Vous créez d’abord le fournisseur global avec le statut de prospect, puis vous lui envoyez une invitation. Il accède alors au portail pour compléter lui-même ses informations, renseigner son formulaire d’intégration et présenter ses capacités. Une fois les informations vérifiées et validées, le fournisseur peut passer du statut de prospect à qualifié, avant d’être déployé sur les entités juridiques concernées.
- Sans invitation : vous gérez l’intégralité de l’onboarding
Le parcours reste similaire, mais cette fois aucune action n’est demandée au fournisseur. Vous renseignez directement les informations nécessaires, procédez à sa qualification, puis le déployez sur les entités juridiques concernées.
Via Dynamics 365 SCM en convertissant le fournisseur
Si vos fournisseurs sont déjà présents dans Dynamics 365 SCM, inutile de repartir de zéro. Depuis la fiche d’un fournisseur, vous pouvez lancer l’action « Fournisseur global » depuis le menu Paramétrage.
Un assistant analyse alors les fournisseurs existants dans les différentes entités juridiques et recherche d’éventuelles correspondances. Vous pouvez ainsi rapprocher les fournisseurs similaires et créer un Global Vendor.
Focus sur la gestion des devis
Imaginez qu’un composant essentiel à votre production devienne soudainement difficile à approvisionner. Votre fournisseur actuel ne peut plus garantir les volumes attendus : il faut donc trouver rapidement une alternative.
Commence alors un processus bien connu des acheteurs : préparer la consultation, envoyer les demandes, récupérer les réponses et remettre toutes les informations à plat pour comparer les offres. C’est précisément ici que Supplier Engagement vient simplifier le parcours.
Étape 1 : L’acheteur crée la demande de devis
L’acheteur crée la RFQ dans Dynamics 365 SCM à partir des besoins du site industriel. Il précise les articles, quantités, dates de livraison souhaitées et conditions attendues. Les informations sont structurées dès le départ dans le système de gestion.
Étape 2 : Accès au portail sécurisé
Le fournisseur reçoit la notification d’une demande de devis et se connecte au portail Power Pages avec les droits associés à son organisation. Il ne se connecte pas directement à Dynamics 365 SCM et ne voit que les informations qui le concernent. Cette séparation améliore l’expérience externe tout en conservant un cadre de sécurité et de gouvernance adapté aux échanges interentreprises.
Étape 3 : Consultation des exigences et soumission de la proposition par le fournisseur
Côté fournisseur, tout se passe au même endroit. Il accède à la consultation, retrouve les articles, quantités, dates attendues, commentaires et éventuels questionnaires, puis prépare sa proposition directement depuis le portail. Les questions, clarifications et pièces jointes restent attachées à la consultation, plutôt que de se perdre dans différents échanges par e-mail.
Le fournisseur renseigne ensuite ses prix, ses délais et les informations demandées, ajoute si nécessaire des documents, sauvegarde sa réponse en brouillon puis la soumet lorsqu’elle est prête.
Résultat : un processus plus structuré, des échanges centralisés et une réponse fournisseur plus simple à préparer et à suivre.
Étape 4 : Centralisation des réponses, analyse et sélection du fournisseur
Une fois les propositions reçues, tout se retrouve au même endroit dans Dynamics 365 SCM. L’acheteur n’a plus à rechercher la dernière pièce jointe reçue ou à consolider manuellement plusieurs fichiers pour reconstruire sa comparaison.
Les offres sont plus simples à mettre en perspective et l’acheteur dispose d’une vision plus structurée pour prendre sa décision.
Bien sûr, Supplier Engagement ne décide pas à la place des équipes. Les critères d’évaluation et les règles de décision restent essentiels. L’objectif est ailleurs : moins de temps passé à gérer l’information, plus de temps consacré à analyser réellement les offres et les risques fournisseurs.
Et les fonctionnalités historiques dans tout ça ?
Comme évoqué en introduction, Supplier Engagement ne repart pas d’une page blanche. Les processus transactionnels tels que la gestion des commandes d’achat, des factures et des stocks en consignation étaient déjà couverts par Vendor Collaboration.
Supplier Engagement s’inscrit donc dans la continuité de l’existant, tout en élargissant la collaboration à l’ensemble du cycle de vie fournisseur et en proposant une expérience modernisée basée sur Power Platform et Power Pages.
On retrouve ainsi dans le nouveau portail plusieurs fonctionnalités déjà présentes dans Vendor Collaboration :
Quels bénéfices apporte Supplier Engagement ?
Avant Supplier Engagement, la collaboration fournisseur peut reposer sur des e-mails dispersés, des fichiers Excel et des saisies manuelles. Cette organisation entraîne des informations incohérentes et rend le suivi difficile.
La promesse de Supplier Engagement n’est pas seulement de déplacer les échanges vers un nouveau portail. Elle consiste à réduire les ruptures entre la relation fournisseur et les processus internes.
- Pour un directeur achats, cela signifie une meilleure visibilité sur les consultations et le cycle de vie des partenaires.
- Pour la supply chain, les données deviennent plus cohérentes avec les opérations.
- Pour la DSI, le socle Power Platform et Dataverse offre un cadre d’extension plus moderne, à gouverner comme toute solution d’entreprise.
Avec Supplier Engagement, les échanges évoluent vers:
- Une collaboration centralisée
- Des données structurées
- Des processus connectés
- Une source unique d’information
- Une traçabilité complète
Pourquoi s’y intéresser dès aujourd’hui ?
Le choix de Power Platform, de Dataverse et de Power Pages est stratégique. Il ouvre des possibilités de configuration, d’automatisation et d’intégration qui dépassent le portail standard. Cette souplesse doit toutefois rester encadrée par une gouvernance claire afin d’éviter la multiplication de personnalisations difficiles à maintenir.
Enfin, Supplier Engagement prépare un terrain favorable à l’automatisation et à l’intelligence artificielle. Il ne faut pas présenter Copilot ou les agents IA comme des fonctions déjà disponibles dans chaque étape de la solution. En revanche, des données plus structurées et des processus mieux tracés sont des prérequis pour de futurs scénarios : synthèse de propositions, détection d’informations manquantes, aide à l’analyse des risques, préparation des relances ou assistance au fournisseur. La modernisation de la collaboration crée ainsi la base sur laquelle ces usages pourront se développer.
La performance des achats dépend autant des fournisseurs que des outils permettant de collaborer avec eux. Supplier Engagement marque une étape importante dans la transformation digitale de cette relation. En donnant aux fournisseurs un espace dédié, en reliant les réponses aux processus de Dynamics 365 SCM et en élargissant la gestion au cycle de vie global, Microsoft propose une vision plus cohérente du partenariat fournisseur.
La solution est encore jeune et doit être abordée avec le discernement propre à une Preview. Mais elle pose une question essentielle aux directions achats et SI : « souhaitons-nous continuer à gérer une relation stratégique avec des outils fragmentés, ou construire dès maintenant une collaboration plus fluide, traçable et évolutive ? »
