Dans les directions achats, une grande partie des échanges avec les fournisseurs passe encore par email : confirmations de commandes, retards de livraison, demandes de modification ou relances diverses. Avec le Supplier Communications Agent intégré à Dynamics 365 Supply Chain Management, Microsoft propose une approche plus fluide et plus proactive, en s’appuyant sur l’IA pour automatiser une partie de ces communications et aider les acheteurs à se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Des échanges fournisseurs encore très souvent manuels.
Même dans les entreprises déjà équipées d’outils structurants, la communication entre les achats et les fournisseurs reste souvent peu formalisée et largement gérée par email. Le Supplier Communications Agent répond à cette réalité terrain en automatisant une partie des interactions fournisseurs directement dans Dynamics 365 Supply Chain Management.
L’accueil affiche également une estimation du temps économisé. Cet indicateur reste à interpréter selon le contexte de chaque organisation, mais il permet de matérialiser les gains attendus sur les tâches répétitives.
Automatiser les relances, sans perdre la maîtrise.
L’un des usages les plus concrets de la solution concerne le suivi des commandes d’achat. L’agent peut générer des emails pour relancer un fournisseur afin d’obtenir une confirmation de commande ou de comprendre l’origine d’un retard de livraison.
Pour les équipes achats, cela signifie moins de temps passé à repérer les commandes nécessitant une action et à rédiger manuellement des relances, et plus de temps disponible pour l’analyse, l’anticipation et la gestion de la relation fournisseur.
Voyons maintenant les principales étapes de ce processus.
OUTBOUND – Processus de relance fournisseurs
1. Détection commande d’achat en retard
- Le batch scan les commandes d’achat
- Identifie les commandes d’achat confirmées en retard
- Filtre : date de livraison dépassée, non réceptionnées
2. Génération brouillon IA
- L’agent regroupe les commandes d’achat par fournisseur
- Rédige un email de relance avec l’IA
- Utilise les données de la commande d’achat et du fournisseur
- Crée un brouillon de mail
3. Revue humaine
- L’acheteur consulte le brouillon
- Vérifie les commandes d’achat concernées
- Modifie le destinataire, objet ou contenu
- Valide les informations
4. Envoi email
- L’acheteur clique sur Send
- L’email est envoyé
- Le fournisseur reçoit la relance
5. Réception mail par le fournisseur
Le fournisseur reçoit la relance
Passons maintenant à la pratique et voyons comment cela se présente dans D365.
Avant d’entrer dans le détail, commençons par le paramétrage. Comme le montre la capture d’écran ci-dessous, l’acheteur peut configurer lui-même ses agents. Dans cet exemple, deux agents sont disponibles : l’un pour les commandes en retard, l’autre pour les commandes non confirmées dont la date de livraison approche. Si les besoins sont plus spécifiques, l’acheteur peut créer d’autres tâches et adapter leurs critères.
Voici un exemple de filtres que vous pouvez configurer vous-même. Les éléments en bleu indiquent les paramètres modifiables. Cette flexibilité permet d’adapter l’agent aux situations rencontrées au quotidien par les acheteurs.
Vous l’avez peut-être remarqué : le traitement s’exécute toutes les 6 heures. Il est toutefois possible de le lancer manuellement depuis le formulaire de consultation des résultats (Bouton d’action « Run »).
Venons-en maintenant au résultat. Dans le volet de gauche, vous retrouvez la liste de vos agents, tandis que la partie droite affiche les résultats associés.
Et un peu plus bas, vous allez retrouver les propositions d’email à envoyer à vos fournisseurs.
Les relances peuvent être regroupées par fournisseur ou générées par commande selon le paramétrage.
Si le contenu proposé nécessite un ajustement, l’acheteur peut modifier l’e-mail avant de l’envoyer.
Mieux exploiter les réponses reçues par email.
Au-delà des relances, l’agent peut aussi lire certains emails fournisseurs afin d’identifier leur objet, de reconnaître les numéros de commandes concernés et d’extraire les informations utiles pour l’acheteur.
Dans ce scénario, l’IA ne remplace pas l’acheteur : elle l’assiste en préparant l’information pertinente, pour éviter de parcourir manuellement chaque message et de ressaisir les données une à une.
Examinons maintenant les principales étapes de ce processus :
INBOUND – Analyse des emails fournisseurs
1. Email fournisseur
- Le fournisseur envoie un email à la boîte de l’agent
- L’email mentionne un numéro de commande d’achat avec des informations complémentaires
2. Server-Side Sync
- Synchronisation Exchange vers Dataverse
- Récupération des métadonnées de l’email
3. Traitement par lot D365
- Le batch récupère les nouveaux emails
- Création du staging record dans Dataverse
4. Analyse IA Copilot
- Identification du fournisseur et de la commande d’achat
- Classification du message
- Extraction des changements proposés
5. Suggestions de mise à jour
- Comparaison avec la commande d’achat actuelle
- Génération de suggestions structurées
- Ajout d’une justification IA
6. Revue humaine
- L’acheteur consulte les suggestions
- Accepte, modifie ou ignore les changements
7. Application des mises à jour
- La commande d’achat est mise à jour dans D365
- L’email est archivé dans D365
Passons maintenant à la pratique et voyons comment cela se présente dans D365.
Comme pour les relances fournisseurs, il est possible de définir un paramétrage pour choisir la messagerie à analyser et, si besoin, appliquer un filtre complémentaire sur le fournisseur.
Imaginons le scénario suivant : Jennifer Parker, de Fabrikam Supplier, informe l’acheteur de changements concernant la commande 00000176.
Après l’exécution du traitement par lot, les changements communiqués par les fournisseurs sont directement consultables dans D365, sans avoir à ouvrir la messagerie.
On retrouve ainsi les modifications mentionnées dans l’email de Jennifer Parker.
L’agent peut détecter les changements de quantité, unité, prix, confirmation, date de livraison ou annulation.
Ensuite, l’acheteur sélectionne les changements à appliquer à l’aide du bouton “Apply suggestions”. La commande n’est mise à jour qu’après cette validation.
Point d’attention !
Dans cet exemple, l’agent détecte la réduction de quantité de 60 à 50 pièces. En revanche, il ne crée pas automatiquement une seconde livraison pour les 10 pièces restantes, le fractionnement d’une ligne en plusieurs échéances n’étant pas encore pris en charge. Le reliquat doit donc être traité manuellement, mais le résultat reste très prometteur pour une version « Preview » de l’agent.
Une IA utile, concrète et orientée productivité
Le Supplier Communications Agent illustre une tendance forte dans l’univers Dynamics 365 : mettre l’IA au service d’actions opérationnelles très concrètes. Cette approche peut contribuer à améliorer la réactivité vis-à-vis des fournisseurs, réduire le temps consacré aux tâches répétitives, mieux suivre les confirmations et retards de livraison, et accélérer le traitement des changements liés aux commandes d’achat.
Un sujet à suivre de près pour les organisations déjà engagées sur D365
Le Supplier Communications Agent est une fonctionnalité particulièrement intéressante pour les entreprises qui souhaitent explorer des usages concrets de l’IA dans les achats et la supply chain, directement dans leur environnement D365 SCM.
Sa mise en œuvre s’appuie notamment sur Dataverse, Microsoft Copilot Studio, des flows Power Automate et une configuration adaptée des boîtes mail et des droits associés. Il ne s’agit donc pas simplement d’un assistant conversationnel, mais d’un véritable composant d’orchestration métier intégré à l’écosystème Microsoft.
Chez Dynagile, nous suivons de près ces évolutions autour de l’IA dans Dynamics 365. Le Supplier Communications Agent illustre parfaitement la manière dont l’automatisation peut renforcer la performance achats, en simplifiant les interactions fournisseurs et en redonnant du temps aux équipes pour se concentrer sur l’essentiel.
