Chez Dynagile, nous savons que la gestion des frais de port peut rapidement devenir un véritable casse-tête pour les entreprises. Beaucoup d’entre vous recherchent une méthode plus simple, plus fiable et surtout plus uniforme pour calculer ces coûts. L’objectif est souvent de mieux les isoler, d’en comprendre l’impact réel et, lorsque cela s’applique, de pouvoir les refacturer correctement aux clients finaux.‑tête pour les entreprises. Beaucoup d’entre vous recherchent une méthode plus simple, plus fiable et surtout plus uniforme pour calculer ces coûts. L’objectif est souvent de mieux les isoler, d’en comprendre l’impact réel et, lorsque cela s’applique, de pouvoir les refacturer correctement aux clients finaux.
Voici un exemple concret que nous avons mis en place pour l’un de nos clients dans Business Central :
Le service client devait jusqu’alors ajouter manuellement, pour chaque commande, les frais de port définis dans les Conditions Générales de Vente. Ces frais n’étaient pas fixes : ils variaient selon plusieurs critères, tels que le type de produit, la quantité commandée, ou encore le canal d’entrée de la demande (site web, email, etc.). Cette méthode rendait la procédure particulièrement lourde et répétitive pour les équipes.
Les collaborateurs devaient parcourir l’ensemble des lignes de la commande parfois plusieurs dizaines puis appliquer les règles prévues dans les CGV afin de calculer les frais de port. Ils créaient ensuite une ligne supplémentaire dédiée aux frais. Ce processus entraînait non seulement une perte de temps importante, mais augmentait également le risque d’erreurs, notamment lors des périodes de forte activité ou lorsque des collaborateurs moins expérimentés intervenaient.
Pour simplifier ce fonctionnement, Dynagile a développé un moteur de calcul intégré directement à Business Central. Celui-ci analyse automatiquement la commande dans son ensemble, applique les règles définies dans les CGV et détermine le montant exact des frais de port. Le moteur va même plus loin en ajoutant automatiquement, en fin de commande, une ligne avec les frais correspondants.‑ci analyse automatiquement la commande dans son ensemble, applique
- Positionnement du bouton déclencheur des frais de port sur la commande :
Pour les clients qui ne bénéficient pas de frais de port, au lieu de s’appuyer sur les incoterms, souvent complexes à utiliser, nous avons ajouté un champ dédié directement sur la fiche client proposant uniquement trois options : frais de port inclus, non inclus ou prestataire client. Cette approche permet d’indiquer rapidement le mode de facturation des frais de port, tout en réduisant les risques d’erreur et en facilitant la saisie pour les équipes.
- Emplacement des champs « frais de port » sur la fiche client :
Le moteur de calcul intègre également ces paramètres afin de garantir que les frais de port ne s’appliquent qu’aux clients concernés. Dans le cas contraire, un message d’alerte s’affiche automatiquement lorsque le service client lance le calcul, comme illustré ci-dessous :‑dessous :
Si le client est éligible aux frais de port, le moteur de calcul affiche un message récapitulant l’ensemble des règles appliquées. L’objectif est de permettre au service client de vérifier facilement la pertinence du calcul et de s’assurer que les frais de port retenus sont bien conformes aux conditions prévues :
Les résultats obtenus ont rapidement confirmé l’intérêt de cette automatisation. Les équipes ont constaté plusieurs améliorations concrètes :
- Un gain de temps significatif lors de la saisie des commandes ;
- Une réduction notable des erreurs humaines grâce à un calcul plus fiable ;
- Une refacturation plus précise et conforme aux règles prévues dans les CGV.
Avec cette automatisation, les équipes peuvent désormais avancer dans la saisie de commande plus rapidement et avec moins d’erreur. Là où le calcul des frais de port générait auparavant des hésitations ou des vérifications répétées, l’outil applique désormais les règles en un instant. Le processus devient plus fluide, plus naturel, et permet de devenir plus transparent vis-à-vis de ses clients.
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